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Meeting Room Booking System – Meetings und Konferenzen mit Digital Signage effizient gestalten

By 29. November 2016 17. August 2017Allgemein, Marketing & Kommunikation, Technologie
Meeting Room Booking System für Konferenzräume

Eine effiziente Kommunikation ist wichtig für reibungslose Abläufe innerhalb eines Unternehmens und besonders auch für die Verbesserung der Zusammenarbeit. Nicht nur für Mitarbeiter kann die Einbindung eines Meeting Room Booking Systems unterstützend sein. Auch für Besucher und Kunden sind digitale Raumbeschilderungen eine enorme Hilfe, sich in deinem Gebäude zurechtzufinden. Dabei gibt es unzählige Möglichkeiten wie du Digital Signage für deine Räumlichkeiten einsetzen kannst.

Deine Anwendungen mit digitaler Raumbeschilderung

Wenn du Bildschirme oder auch interaktive Tablet-Systeme vor deinen Konferenz- und Meetingräumen platzierst, gibst du deinen Mitarbeitern und Besuchern die Möglichkeit sich intuitiv in deinen Bürogebäuden zurechtfinden zu können. Dabei kannst du deine digitalen Raumbeschilderungen unterschiedlich einsetzen und nutzen. Unmittelbar vor deinen Meeting-Räumlichkeiten bieten sich Digital Signage Installationen besonders an.

Dein digitaler Raumplan

Die naheliegendste Form Digital Signage für deine Räumlichkeiten zu nutzen ist die digitale Präsentation deiner Raumbelegungen. Zeitpläne und Raumbuchungen werden digitalisiert und direkt vor deinen öffentlich zugänglichen Räumen platziert. So ist immer erkennbar zu welchen Zeiten ein Raum belegt ist und wer sich darin befindet. Daraus ergeben sich zahlreiche Einsatzmöglichkeiten wie die digitale Beschilderung von Seminar-, Besprechungs- oder Konferenzräumen, von Mitarbeiterbüros, Aufenthaltsräumen, Wartezimmern, Laboren und sonstigen Räumen.

Buchen leicht gemacht

Bei so vielen Räumen und Büros kann man schonmal den Überblick verlieren. An- und Abwesenheiten müssen gebucht werden, Belegungszeiten hinterlegt und Namen der Raumnutzer eingesehen werden können. Also mach dir die Organisation deiner Raumbelegungen einfach. Über deinen Kalender kannst du Meetings, Konferenzen und andere wichtige Besprechungen ganz leicht eintragen. Mit der Einbindung von digitalen Raumbelegungsplänen hast du dabei die Möglichkeit, dass deine Reservierungen automatisch auch an deine Bildschirme vor deinen Räumen weitergeleitet werden. Gebuchte Meetingräume werden somit unmittelbar auch auf deinen Bildschirmen angezeigt und alle Reservierungen sind sofort sichtbar. Zudem können Buchungen und Reservierungen auch direkt an deinen digitalen Raumplänen vor den jeweiligen Räumlichkeiten vorgenommen werden. So können du und deine Mitarbeiter sofort und ganz einfach auch vor Ort freie Räume für eure Besprechungen belegen. Eine praktische Alternative, besonders um Reservierungen sofort und nicht erst nach Aufrufen des Kalenders am Computer vornehmen zu können.

Verfügbarkeit sichtbar machen

So können im Flur im Vorbeigehen nicht nur Einträge direkt auf deinen Bildschirmen getätigt werden, du erhältst auch sofortiges Wissen über den Status des jeweiligen Raumes. Farbige Markierungen der entsprechenden Uhrzeiten können auf deinen digitalen Türschildern direkt über die Verfügbarkeit der jeweiligen Räumlichkeit informieren. Dabei bietet sich besonders der Einsatz von roten und grünen Lichtern an. Diese können unmittelbar sichtbar machen, ob ein Konferenzraum bereits belegt oder noch frei ist. Die Verfügbarkeit der Räume ist auf diese Weise sofort zu erkennen, ohne dass der Betrachter genauer auf den Bildschirm schauen muss. Ein freier Besprechungsraum ist damit super schnell gefunden. Sozusagen auf einen Blick.

Alles vereint für dein Raum Management

room board with floor map

Für deine Kommunikation und dein Management innerhalb des Gebäudes kannst du alle wichtigen Informationen auf einem digitalen Raum-Board vereinen. Platziert innerhalb eines stark frequentierten Bereichs, wie dem Eingangsbereich, Foyer oder der Lobby, eignen sich größere Bildschirme besonders gut für die Darstellung von Gebäudeplänen für Wegeleitsysteme, für Karten auf denen die Belegung von Räumen oder die Orte bestimmter Events und Veranstaltungen sichtbar sind, oder für interaktives Agieren mit Hilfe eines eingebauten Touch-Systems. Nutzer haben dadurch die Möglichkeit, gelistete Veranstaltungen oder Events (z.B. ein Seminar, eine Weiterbildung oder ein Meeting etc.) anzuwählen und einzusehen, auf welcher Etage und in welchem Raum diese Veranstaltung stattfindet. Durch Tippen auf einen Namen oder eine Abteilung kann ein Wegeleitsystem neuen Besuchern direkt anzeigen, welcher Weg zum gewünschten Ziel führt.

Wähle den Bildschirm bedacht

Für ein Raum-Board das auffallen und möglichst einfach nutzbar sein soll eignen sich größere Bildschirme gerade im Eingangsbereich besonders gut. Dabei kann ein Bildschirm je nach Beschaffenheit der Wände entweder an der Wand befestigt, oder in eine Halterung auf Augenhöhe eingebaut werden. Diese Variante bietet sich dabei eher an, da diese Installation zusätzlich die Nutzung erleichtert.

Interaktive Raum-Boards können ebenfalls innerhalb des Gebäudes eingesetzt werden. So zum Beispiel in den Bereichen vor Aufzügen oder Treppenhäusern in Form eines Tablets oder kleineren Bildschirms auf Augenhöhe.

Die Displays können dabei entweder in die Wand integriert, oder auf der Wand montiert werden. Auch hier gilt: entscheide je nach Beschaffenheit der Wände und der gewünschten Wirkung. Eine Integration in der Wand wirkt fließender, da lediglich die Umrandung für den Betrachter sichtbar ist. Die Montage an der Wand könnte dahingegen eine auffälligere Wirkung erzielen.

Deine Vorteile?
Verbesserte Organisation und gesteigerte Effizienz

Meetings, Konferenzen, Seminare oder Besprechungen sind in Unternehmen an der Tagesordnung und somit ist ein effizientes Raummanagement essenziell für die Zusammenarbeit und reibungslosen Abläufe innerhalb deiner Organisation. Die Digitalisierung deiner Raumbelegungspläne ist nicht nur kosteneffizient sondern auch zeitsparend. Denn Buchungsänderungen können ohne zusätzlichen Aufwand zentralisiert in einem Content-Manament-System über das Internet vorgenommen werden. So lassen sich alle Anpassungen automatisiert auf deine verknüpften Bildschirme übertragen.  Der aufwändige und kostspielige Druck neuer Pläne oder Beschilderungen ist dabei ebenfalls nicht mehr notwändig und du sparst nicht nur Zeit und Kosten, sondern auch den dafür benötigten Arbeitseinsatz.

Die zentrale Verwaltungsoption garantiert ein einfaches und übersichtliches Arbeitsplatzmanagement und verbessert dabei deine gesamte Organisation, sowie die interne Zusammenarbeit. Digitale Raumpläne zeigen immer die aktuellsten Einträge an und sorgen somit dafür, dass keine veralteten Informationen ausgeschildert werden die unter Umständen zu Überlappungen, Doppelbuchungen oder chaotischen Abläufen führen.

Deine Mitarbeiter, Kunden und Besucher sind dabei immer gleichermaßen up to date, denn sie können Neuerungen ohne Einschränkung einsehen und sind somit immer auf dem selben Informationsstand. Dieser Vorteil kann die Zusammenarbeit innerhalb deiner Organisation erheblich verbessern.

Die Möglichkeit, Einträge auch direkt vor Ort an deinen Raumbeschilderungen vornehmen zu können bedeutet eine enorme Aufwandserleichterung für alle Beteiligten. Buchungen können sofort eingetragen werden. Ohne Umwege und zusätzlichen Aufwand über einen orstgebundenen Kalender auf dem Arbeitsrechner. Das minimiert das Risiko, dass Räume bereits in der Zeit belegt werden, in der deine Mitarbeiter zu ihrem Arbeitsplatz zurückkehren.

 

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About Sabine

Sabine is a marketing specialist. Next to our Blog content she is also responsible for social media communication. Besides, she is a proud dog mommy and spends her lunch break with her Australian Shepherd mix Nala in the park behind the office.

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